Kontaktperson
Du er en av våre verdifulle kontaktpersoner!
Vi setter stor pris på at nettopp du er kontaktperson og frivillig i Angstringen. Det at du setter av tid til å bidra slik at Angstringen lokalt kan eksistere er en av de viktigste oppgavene i Angstringen. Uten kontaktpersoner dør Angstringen lokalt ut.
Det kan variere på hvor mange henvendelser som kommer inn til Angstringen lokalt, men det er uansett viktig for hver av de enkelte som tar kontakt at det er en person der som kan ta hånd om henvendelsene og guider de videre fra første kontakt til de starter opp i en gruppe.
Vi anser det som viktig at du så langt det går, deltar på vårt digitale erfaringsforum for kontaktpersoner. Det kommer alltid invitasjon på e-post.
Her finner du det du trenger for å utføre de oppgavene du har.
· Registreringssamtale
o Det er viktig at det opplyses om og det godkjennes at både den lokale Angstringen og Angstringen Norge lagrer kontaktinformasjonen. Dette for at dere og Angstringen Norge kan innkalle og kontakte deltakere til f.eks. gruppestart, seminarer, nyhetsbrev, osv.
o Det skal også opplyses om at deltaker har rett til å bli slettet slettes/anonymiseres fra våre registre, – når de selv måtte ønsker dette.
o Når en ny gruppe er satt i gang, skal kontaktinformasjonen sendes til Angstringen Norge. Bruk gjerne denne linken til dette:
o For å sende inn kontaktinformasjon for en deltaker så kan du bruke denne linken:
o Når en deltaker eller gruppe har gitt beskjed om at de ikke lengre er aktive, skal også Angstringen Norge informeres om dette. Dette for at kontaktinformasjonen vi sitter på skal anonymiseres. Bruk denne linken:
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfp2GD3YSwfwiPCYWYg6sfnL2sUEmZoOmx13zwpUj9tPPd6nQ/viewform?usp=pp_url
· Oversikt over gruppene og deltakere
o Den lokale Angstringen kan selv velge å sitte på en oversikt over deltakere og grupper, men det er viktig at disse dataene slettes eller anonymiseres når deltaker selv gir beskjed om dette eller at man vet at en gruppe ikke lengre er aktiv.
o For å lagre oversikt lokalt over deltakere, så anbefales det igjen at dere bruker Google sine programmer til dette. f.eks. Google Docs eller Google Sheets.
o Et eksempel på en mal i Sheets(regneark) for å holde oversikt over grupper finner i denne linken:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1igsiQluvpiJo750w5uat6WJjCID3mxn9XWtC5Gv2KL8/edit?usp=sharing
·Taushetserklæring
o Det er fint om dere beholder taushetserklæringen så lenge deltakeren er aktiv.
o Har dere en oversikt over deltakere og grupper på f.eks. et regneark, så skal det være nok å ha en kolonne her hvor dere har registrer ok taushetserklæring er mottatt eller ikke. (se forslag til regneark over, for hvordan dette kan
gjøres.)
For at flest mulig skal bli med av dem som står på liste til oppstart i en ny gruppe, virker det som at det er lurt å gjøre innkallingen av gruppa på en systematisk måte. Dette gjelder kanskje spesielt nettgrupper, som sannsynligvis ikke føles like «bindene» for dem som melder seg på.
1) Forklare tydelig i registeringssamtale hvor viktig det er med møteplikt (og meldeplikt). Både for den enkelte at møtene prioriteres (det kan skje mye på ett møte), og for gruppa hvor avgjørende det er med kontinuitet. Kan gjerne nevne brukerundersøkelsen som dokumenterer nettopp dette. Dessuten kan det være flere på vent som ønsker plass i gruppa.
2) Sende innkalling på SMS omtrent 1 uke før (kanskje 10 dager hvis de har stått lenge på vent). Skrive tid og sted for oppstart, hvem som er igangsettere, og be om bekreftelse på om de skal møte til 1. møte eller eventuell årsak hvis de ikke kan møte.
3) Etter hvert som deltakerne bekrefter oppmøte, registrere fortløpende på deltakerlista. Viktig å ha god oversikt. Gjerne med et kommentarfelt for å notere spesielle ting for eksempel at noen gir beskjed om at de kommer litt forsinket til et møte etc. Et tips er å lage en liste som har plass til å huke av for oppmøte etc på alle møtene i igangsetter-perioden.
4) Ringe til de som ikke har svart på SMS noen dager før oppstart. Det holder å prøve å ringe én gang. Kan gjerne sjekke opp mot 1881.no og gulesider om telefon-nummeret stemmer hvis de ikke svarer. Eventuelt prøve å sende en mail ved mistanke om at nummeret ikke stemmer eller søke opp navnet på 1881 og gulesider.
5) Sende påminnelse på SMS samme dag som oppstart av gruppe, noen timer før møtet begynner. Minne om møteplikt og be de som eventuelt ikke kan komme allikevel om å gi beskjed om det, med årsak.
6) Kan gjerne prøve å purre / ringe én gang til de som eventuelt ikke møter opp til avtalt tid (som har bekreftet at de skulle komme). Det kan gjerne gjøres allerede ved oppstarten av det første møtet, eller i pausen.
For digitale grupper kan det være fint å tilby at deltakerne kan komme inn fra 1 time før det første møtet begynner, hvis de ønsker å teste at det tekniske fungerer (bilde/lyd etc).
Alle er ikke komfortable med å ringe opp deltakere, så det får være helt opp til den enkelte!
· GDPR prinsipper:
o Deltakere skal informeres og det skal gis samtykke til at vi kan lagre kontaktinformasjon lokalt og at dette sendes til Angstringen Norge.
o Deltaker har rett til innsyn, dvs. at de skal få vite hvilke data vi har registrert om personen.
o Deltaker har rett til å få slettet/anonymisert data når de selv måtte ønske dette.
o Skulle informasjon om en person komme på avveie, er det viktig å informere Angstringen Norge om dette, så vi sammen kan løse dette på best mulig måte.
Her finner du alle skjemer du trenger som kontaktperson
Når du starter som kontaktperson, får du utdelt en e-post adresse med stedsnavn@angstringen.no og et passord. Denne e-postadressen er egentlig en Google adresse, som gir deg tilgang til alle Google verktøy. Gjennom G-suite (Google sine verktøy), har du da tilgang til e-post, lagring, tekstbehandling, regneark osv.
For å få tilgang til e-posten og de andre verktøyene logger du på med følgende nettadresse: http://google.com/mail
Du finner alle Google-verktøyene ved å trykke her (oppe på høyre side):
Docs er tekstbehandling, Sheets er regneark, Drive er filbehandler/lagring.
Å holde informasjonsmøter kan være en fin utfordring. Følgende ting er fint å huske på:
- Annonsering i forkant. Angstringen Norge hjelper deg med å lage Facebookannonse. Vi kan også lage plakater som du kan henge opp lokalt som f.eks. på legekontor, DPS, Rask Psykisk Helse osv.
- Noen ønsker å utfordre seg ekstra og har tatt kontakt med lokalaviser for å høre om de vil lage en artikkel om Angstringen, angst og informasjonsmøtet. Andre har kontaktet lokalradio og blitt med her.
- Under finner du en powerpoint presentasjon du kan bruke.
- Mange veler også å vise filmen «jakten på egne krefter». Den finner du også her.
